Annexe relative au traitement des données — REROA Professionnel

ANNEXE RELATIVE AU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES — REROA PROFESSIONNEL

La présente annexe relative au traitement des données personnelles, ci-après « l’Annexe » ou « DPA », complète les Conditions générales de vente et les Conditions générales d’utilisation de REROA Professionnel.

Elle s’applique lorsque, dans le cadre de l’utilisation de REROA Professionnel, le Client confie à Caledosite des données à caractère personnel qu’il détermine et que Caledosite traite pour son compte afin de fournir le service.

1. PARTIES ET RÔLES

Le Client agit en qualité de responsable du traitement pour les données personnelles qu’il décide d’importer, de saisir, de stocker ou de faire traiter dans REROA pour les besoins de son activité.

Caledosite, entreprise individuelle immatriculée au RIDET sous le numéro 1 598 663.001, 64-66 rue Côte de l’Amiral Halsey, 98800 Nouméa, agit en qualité de sous-traitant lorsqu’elle traite ces données uniquement pour fournir REROA au Client.

Pour les traitements que Caledosite détermine pour ses propres finalités, notamment gestion du compte, facturation, sécurité, support, preuve contractuelle et obligations légales, Caledosite agit comme responsable de traitement dans les conditions décrites par la Politique de confidentialité.

2. OBJET ET DURÉE DU TRAITEMENT

L’objet du traitement consiste à héberger, organiser, exploiter techniquement et, lorsque le Client le demande, utiliser les données nécessaires à la génération et à la gestion de contenus de communication dans REROA.

Le traitement est réalisé pendant la durée d’utilisation de REROA par le Client, puis pendant les périodes limitées nécessaires à l’export, à la suppression, aux sauvegardes techniques ou au respect d’obligations légales.

3. NATURE ET FINALITÉS DES OPÉRATIONS

Selon les fonctionnalités utilisées, Caledosite peut notamment réaliser les opérations suivantes pour le compte du Client :

• collecte à travers les formulaires et fichiers transmis dans REROA ;
• enregistrement, organisation, structuration et stockage ;
• consultation et affichage dans l’interface ;
• génération assistée par intelligence artificielle ;
• association de données à un profil de marque, à un contenu ou à une publication ;
• correction, transformation et export de contenus ;
• sauvegarde, journalisation technique et restauration ;
• suppression à la demande ou à la fin du service selon les règles prévues au contrat.

Ces opérations ont pour finalités principales :

• fournir les fonctionnalités REROA demandées par le Client ;
• préparer et organiser des contenus destinés à la communication du Client ;
• assurer le stockage des fichiers et références visuelles ;
• permettre la maintenance, la sécurité et le support du service.

4. CATÉGORIES DE DONNÉES

Les données traitées pour le compte du Client peuvent notamment comprendre :

• noms, prénoms et fonctions professionnelles ;
• coordonnées professionnelles ;
• informations relatives à des clients, collaborateurs, fournisseurs ou contacts ;
• informations de marque et données commerciales ;
• textes, commentaires, briefs, calendriers et contenus de communication ;
• photographies, logos, captures d’écran, documents et références visuelles ;
• informations figurant dans les prompts ou instructions transmis à une fonctionnalité d’intelligence artificielle.

REROA n’est pas conçu pour traiter des données sensibles sans nécessité particulière. Le Client s’engage à ne pas transmettre de telles données lorsqu’elles ne sont pas strictement nécessaires et licites.

5. CATÉGORIES DE PERSONNES CONCERNÉES

Les personnes concernées peuvent notamment être :

• les salariés, dirigeants ou représentants du Client ;
• les clients ou prospects du Client ;
• les collaborateurs, partenaires, fournisseurs ou prestataires du Client ;
• les personnes apparaissant dans les contenus, documents ou références transmis par le Client ;
• les contacts professionnels dont les informations sont nécessaires à la préparation du contenu demandé.

6. INSTRUCTIONS DU CLIENT

Caledosite traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, sauf lorsqu’une disposition légale impose un autre traitement.

Constituent notamment des instructions documentées :

• les actions effectuées par un utilisateur autorisé dans REROA ;
• les paramètres du Compte ;
• les contenus saisis dans les formulaires ;
• les fichiers importés ;
• les demandes de génération, correction, téléchargement ou suppression ;
• les demandes écrites adressées au support.

Si Caledosite considère qu’une instruction est manifestement contraire à la réglementation applicable en matière de données personnelles, elle peut en informer le Client et suspendre l’exécution de cette instruction pendant le temps nécessaire à sa clarification.

7. CONFIDENTIALITÉ

Caledosite veille à ce que les personnes autorisées à accéder aux données dans le cadre de l’exploitation, de la maintenance ou du support soient soumises à une obligation de confidentialité adaptée.

Les accès administratifs sont limités aux besoins techniques, de sécurité, d’assistance ou de maintenance.

8. MESURES DE SÉCURITÉ

Caledosite met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment selon les fonctionnalités concernées :

• authentification des utilisateurs ;
• contrôle des autorisations et séparation logique des comptes et organisations ;
• politiques d’accès au niveau de la base de données et du stockage ;
• communications chiffrées entre le navigateur et les services exposés ;
• limitation des accès administratifs ;
• journalisation des opérations sensibles lorsque disponible ;
• mises à jour et correctifs de sécurité ;
• gestion séparée des secrets techniques ;
• mécanismes de sauvegarde et de restauration fournis par les prestataires concernés ;
• procédures de réaction aux incidents.

Le Client reste responsable de la sécurité de ses identifiants, de ses appareils et des droits attribués à ses propres utilisateurs.

9. SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS

Le Client autorise de manière générale Caledosite à recourir aux sous-traitants ultérieurs nécessaires à la fourniture de REROA.

À la date de la présente version, les principaux prestataires susceptibles d’intervenir dans le traitement sont notamment :

D’autres prestataires peuvent intervenir pour des fonctions techniques complémentaires.

Mobupay intervient dans la chaîne de paiement et de gestion des abonnements. Les traitements qu’il effectue pour ses propres obligations de paiement, de sécurité ou de conformité peuvent relever de ses propres responsabilités.

Caledosite impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données compatibles avec les exigences applicables à la prestation concernée.

En cas d’ajout ou de remplacement significatif d’un sous-traitant ultérieur susceptible d’avoir un effet substantiel sur les traitements confiés, Caledosite peut informer le Client par la Solution, par courrier électronique ou par mise à jour de la documentation contractuelle. Le Client peut faire valoir une objection légitime relative à la protection des données. Les parties recherchent alors une solution raisonnable ; à défaut, le Client peut mettre fin au service concerné dans les conditions contractuelles applicables.

10. TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de la Nouvelle-Calédonie ou de l’Union européenne.

Lorsque la réglementation applicable l’exige, Caledosite s’appuie sur les garanties mises en place par les prestataires concernés, notamment les mécanismes contractuels ou autres garanties reconnues par la réglementation applicable.

Le Client est informé que la région principale Supabase utilisée pour REROA est située à Séoul, Corée du Sud, et que certains autres services peuvent impliquer des traitements aux États-Unis ou dans d’autres pays selon leur infrastructure.

11. ASSISTANCE AU CLIENT

Dans la mesure raisonnablement nécessaire et compte tenu de la nature du traitement, Caledosite assiste le Client pour :

• répondre aux demandes d’exercice de droits reçues des personnes concernées ;
• assurer la sécurité des traitements ;
• documenter une violation de données personnelles ;
• fournir les informations dont Caledosite dispose pour une analyse d’impact ou une consultation d’autorité lorsque celle-ci est nécessaire.

Lorsque la demande d’une personne concerne principalement un traitement déterminé par le Client, Caledosite peut transmettre la demande au Client afin qu’il décide des suites à donner.

12. VIOLATIONS DE DONNÉES PERSONNELLES

Lorsqu’une violation de données personnelles affectant des données traitées pour le compte du Client est portée à la connaissance de Caledosite, Caledosite informe le Client dans les meilleurs délais raisonnablement possibles après en avoir pris connaissance.

L’information est complétée au fur et à mesure des éléments disponibles et peut notamment préciser :

• la nature connue de l’incident ;
• les catégories de données potentiellement concernées ;
• les mesures de confinement ou de correction engagées ;
• les informations disponibles permettant au Client d’évaluer ses propres obligations de notification.

Le Client demeure responsable des notifications qu’il doit effectuer en sa qualité de responsable du traitement.

13. DROITS DES PERSONNES

Caledosite n’agit pas directement sur une demande relative à des données traitées exclusivement pour le compte du Client sans instruction de celui-ci, sauf obligation légale contraire.

Lorsque les fonctionnalités de REROA le permettent, le Client peut utiliser ses accès afin de consulter, rectifier, exporter ou supprimer les données concernées.

14. SORT DES DONNÉES À LA FIN DU SERVICE

À la fin de la relation contractuelle, le Client est invité à exporter les contenus qu’il souhaite conserver.

Sous réserve des obligations légales, des sauvegardes techniques et des délais raisonnables d’exploitation, Caledosite supprime ou anonymise les données traitées pour le compte du Client conformément à la Politique de confidentialité et aux procédures techniques de la Solution.

Les sauvegardes résiduelles sont supprimées selon les cycles de rotation des prestataires concernés.

15. INFORMATION ET AUDIT

Caledosite met à disposition du Client les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect des obligations de sous-traitance applicables à REROA.

Lorsque cela est justifié par un besoin de conformité sérieux, le Client peut demander des informations complémentaires ou proposer un audit proportionné.

Tout audit :

• doit être précédé d’un préavis raisonnable ;
• doit préserver la confidentialité, la sécurité et les données des autres clients ;
• ne doit pas perturber de manière disproportionnée le service ;
• peut être satisfait, lorsque cela est approprié, par la remise d’éléments documentaires, attestations ou informations fournies par les prestataires techniques.

Les coûts exceptionnels générés par un audit spécifique demandé par le Client peuvent lui être facturés après information préalable lorsqu’ils excèdent l’assistance raisonnablement incluse dans l’abonnement.

16. OBLIGATIONS DU CLIENT

Le Client s’engage à :

• disposer d’une base juridique pour les données qu’il confie à REROA ;
• fournir les informations nécessaires aux personnes concernées ;
• ne transmettre que les données nécessaires à ses finalités ;
• documenter ses instructions lorsqu’elles ne résultent pas directement de l’utilisation de la Solution ;
• gérer les droits d’accès de ses utilisateurs ;
• informer Caledosite de toute exigence particulière de sécurité ou de conservation qui ne serait pas couverte par le service standard.

17. RESPONSABILITÉ ET ARTICULATION CONTRACTUELLE

La présente Annexe fait partie du contrat REROA Professionnel.

Elle s’applique uniquement aux traitements pour lesquels Caledosite agit pour le compte du Client.

En cas de contradiction entre la présente Annexe et une stipulation générale relative au traitement pour compte, la présente Annexe prévaut pour la question de protection des données concernée, sauf accord écrit plus spécifique entre les parties.

18. CONTACT

Pour toute question relative à la présente Annexe :

Caledosite — REROA 64-66 rue Côte de l’Amiral Halsey 98800 Nouméa — Nouvelle-Calédonie Téléphone : 72 92 16 E-mail : nicolas@caledosite.com